Le département Organisation et ses pôles d'activité

Le département Organisation et ses pôles d'activités

La CNS a poursuivi en 2020 la mise en œuvre d'actions découlant des priorités issues de la planification triennale (cf. section Planification stratégique). Parmi celles-ci, au niveau de la gouvernance, la volonté d'optimiser et de développer certaines fonctions transversales de la CNS en mutualisant des compétences et en harmonisant les méthodologies et outils utilisés.

Ainsi, dans la perspective de la création d'un département « Organisation » au premier trimestre 2021, la CNS a dès 2020 anticipé en structurant et en démarrant le déploiement des différents pôles d'activités constitutifs de ce nouveau département :

  • Accompagnement de la planification stratégique
  • Qualité
  • Gestion des portefeuilles de projets (PMO)
  • Gestion par les processus
  • Accompagnement du changement
  • Contrôle interne

Cette rubrique reprend les missions ainsi que les réalisations des différents pôles sur l'année 2020, ainsi qu'un récapitulatif des projets principaux accompagnés par les ressources du département Organisation.

À noter que sur ces différents sujets comme sur d'autres, la CNS a dû adapter ses priorités et son calendrier en fonction de la crise sanitaire. Les principaux éléments d'avancement ou points à relever pour l'année 2020 portent sur les axes suivants :

Gestion des Portefeuille de Projets (PMO)

Au cours du quatrième trimestre de l'année 2020, une première initiative de recensement de l'ensemble des projets menés à - ou par - la CNS a été initiée.

L'objectif étant la mise en place d'un portefeuille de projets permettant de disposer d'un état des lieux de l'existant, d'une base d'analyse pour identifier la cohérence de son contenu vis-à-vis des objectifs stratégiques ainsi que d'une estimation des ressources nécessaires, respectivement allouées, afin de permettre des prises de décisions, arbitrages et priorisation de projets.

Différents outils ont déjà été testés avec succès, dans le cadre de certains projets « Confinement / Déconfinement » ou encore du programme « Paiement Immédiat Direct ».

Parallèlement, une proposition de gouvernance « PMO » a été établie et validée reposant sur la mise en œuvre de 3 grands axes fonctionnels

  • Le PMO de Gestion,
  • Le PMO d'Assistance,
  • Le PMO Bibliothèque.

Ces axes fonctionnels du PMO s'articulent ainsi :

Le PMO de Gestion a une double responsabilité. Il s'assure de l'alignement des projets avec la stratégie (au travers de la formalisation et mise à jour des fiches projets, de la qualification et de la priorisation des opportunités et de l'arbitrage et la sélection des projets à lancer) ainsi que du suivi de l'avancement du portefeuille par rapport aux objectifs fixés (au travers de la consolidation des projets et programmes au niveau du portefeuille et de la réalisation du tableau de bord de pilotage du portefeuille).

Le PMO Bibliothèque : est le garant des processus, procédures et outils support des projets mais aussi du portefeuille. Il est aussi en charge des formations et gère la communication des projets, du portefeuille mais aussi du PMO.

Le PMO d'Assistance : fournit une aide opérationnelle au(x) chef(s) de projet suivant leurs besoins. Il permet de les décharger de certaines tâches qui peuvent être chronophages mais indispensables au suivi des projets, lui permettant de se recentrer sur des activités à forte valeur ajoutée (la prise de décision, le management des équipes, la gestion des plans d'actions).

Le déploiement du pôle PMO à la CNS prendra un essor conséquent en 2021 avec la structuration des différents portefeuilles, l'outillage de la démarche, le renfort en ressource et le déploiement de la structure de gouvernance y afférent.

Planification stratégique

Nous renvoyons à la rubrique « VIII. La planification stratégique » du chapitre « A. La CNS et son fonctionnement » de ce rapport d'activité pour disposer d'une vue sur les obligations légales, les missions, le suivi de l'avancement de la planification stratégique et de l'atteinte des objectifs stratégiques de la CNS en 2020.

À noter une synergie forte entre le pôle « planification stratégique » et le pôle PMO dans le contexte de la création du département Organisation.

Accompagnement du changement

En raison des très nombreuses évolutions traversées par la CNS et ses collaborateurs, la définition d'une approche structurée d'accompagnement du changement a été entamée en 2020, en utilisant également le retour d'expérience de la gestion de crise. Ainsi, dès 2020, l'accompagnement du changement est une dimension présente explicitement dans la structure de gouvernance et dans la gestion des projets majeurs d'évolution comme le projet PID Paiement Immédiat Direct, le projet Cité de la Sécurité Sociale, et le projet Stratégie Télétravail.

Cette thématique majeure d'accompagnement du changement est à mettre en relation étroite avec les bonnes pratiques de gouvernance, de gestion des ressources humaines, et de déploiement de la démarche Qualité au sein de la CNS.

Qualité

Le déploiement d'une démarche qualité interne, fondée sur le modèle CAF (Cadre d'Auto Évaluation des Fonctions publiques), a été décalé à 2021.

2020 a été consacrée à une réflexion approfondie sur les objectifs prioritaires et les modalités de mise en œuvre de la démarche qualité en y intégrant au mieux les actions en cours ayant un lien direct avec elle (programme de formation leadership, adaptations de la gouvernance, revue du fonctionnement des instances, projets de transformation, gestion du changement)

Contrôle Interne

Le recrutement planifié pour l'année 2021 d'un contrôleur interne permettra de déployer un environnement renforcé de maîtrise des risques, en lien avec les métiers, les autres instances transversales (audit interne et DPO notamment) et la Direction.

Assistance du département Organisation aux projets de la CNS en 2020

Projet Confinement / Déconfinement

Dans le cadre de l'organisation des activités en période COVID, les pôles PMO et Accompagnement du changement ont accompagné les métiers dans la mise en œuvre très rapide des outils nécessaires au télétravail en période de confinement, sur base d'une évaluation des besoins et des contraintes au niveau des processus métiers et des gestionnaires. Il est à noter que ces travaux sont également un élément structurant dans la réflexion de la CNS sur une Stratégie Télétravail hors crise sanitaire, projet démarré également en 2020 et qui se poursuit en 2021.

Digitalisation

D'autres projets majeurs ayant trait à la Digitalisation de la CNS comme le programme « Paiement Immédiat Direct » ont également bénéficié du support actif du pôle PMO et du pôle Accompagnement du changement pour la gouvernance du programme, sa gestion opérationnelle et son plan de communication et de conduite du changement.

Enquêtes de satisfaction

En lien avec le pôle Qualité, parmi les projets ayant trait à la gestion de l'amélioration continue, le Département Organisation a contribué à la gestion de l'enquête de satisfaction auprès des assurés sur la qualité de service de la CNS (et la définition du plan d'actions associé), ainsi qu'à une enquête auprès de l'ensemble de nos salariés concernant le télétravail. Le développement d'indicateurs de performance et l'évaluation de la satisfaction des parties prenantes est un axe majeur de la démarche Qualité et un objectif stratégique de la CNS.

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