Forfaits pour frais d'utilisation d'appareil

Tout savoir sur la déclaration

Pour mettre en compte des forfaits pour frais d'utilisation d'appareil, les médecins spécialistes en oto-rhino-laryngologie, en hépato-gastro-entérologie et en gynécologie-obstétrique doivent déclarer leur(s) appareil(s).

Pour introduire la déclaration d'un appareil, le médecin doit remplir le formulaire correspondant :

  • Déclaration d'un nouvel appareil
  • Déclaration d'un appareil d'occasion
  • Déclaration de mise hors service d'un appareil

Pourquoi et comment faire la déclaration ?

Le médecin doit remplir une des déclarations suivantes :

Lesdites déclarations sont à faire dès à présent, en vue de l'attribution par la CNS d'un numéro d'identification unique relatif à chaque appareil déclaré.

Ce numéro d'identification est indispensable dans le cadre de la mise en compte des forfaits pour frais d'utilisation d'appareil.

Dans le cadre de l'attribution du numéro d'identification spécifique à chaque appareil, la CNS vous communiquera les informations suivantes :

  • Identifiant CNS de votre appareil (Numéro d'identification de l'appareil)
  • Date de début d'utilisation de l'identifiant
  • Classe de l'appareil - en fonction de la valeur d'acquisition
  • Nombre de forfaits facturables à montant plein annuellement (Seuil d'activité de référence)
  • Nombre de forfaits facturables à montant plein total (sur la totalité de la durée d'amortissement)
  • Codes actes facturables : xx (forfaits à montant plein) et xx (forfaits à montant réduit)

En cas de mise hors service d'un appareil auparavant déclaré, nous vous prions de bien vouloir remplir la déclaration ci-dessous :

La déclaration d'un nouvel appareil

À compter de l'entrée en vigueur du règlement grand-ducal relatif aux forfaits pour frais d'utilisation d'appareil, les appareils suivants doivent être déclarés pour obtenir un numéro d'identification, que ce soit pour un nouvel appareil ou pour un appareil déjà en possession des médecins :

  • Cardiotocographe  
  • Échographe  
  • Audiomètre  
  • Rhinomanomètre
  • Impédancemètre/Tympanomètre  
  • Endoscope/Fibroscope  
  • Potentiel évoqué auditif  
  • Vidéonystagmographe  

Ces appareils doivent être enregistrés conformément aux réglementations en vigueur pour recevoir un numéro d'identification de l'appareil.

Documents à faire parvenir à la CNS

  • En cas d'achat : facture d'acquisition acquittée
  • En cas de leasing : contrat de leasing signé
  • En cas de location : contrat de location signé
  • Bon de livraison/réception signé avec numéro de série complet de l'appareil

Formulaires

Déclaration d'un nouvel appareil (Pdf, 335 Ko)

À noter : Les documents sont à envoyer en format PDF à gefo.cns@secu.lu. Les demandes aux formats JPEG et HTML ne peuvent pas être acceptées.

La déclaration d’un appareil d’occasion

À partir du 2 janvier 2025, le formulaire suivant doit être utilisé pour déclarer tout appareil acquis d'occasion, que l'achat ait eu lieu au Luxembourg ou à l’étranger :

  • Cardiotocographe  
  • Échographe  
  • Audiomètre  
  • Rhinomanomètre
  • Impédancemètre/Tympanomètre  
  • Endoscope/Fibroscope  
  • Potentiel évoqué auditif  
  • Vidéonystagmographe 

Ces appareils doivent être enregistrés conformément aux réglementations en vigueur pour recevoir un numéro ID appareil.

Documents à faire parvenir à la CNS

  • Formulaire en bonne et due forme
  • Facture acquittée

Formulaires

Déclaration d’un appareil d’occasion (Pdf, 405 Ko)

À noter : Les documents sont à envoyer en format PDF à gefo.cns@secu.lu. Les demandes aux formats JPEG et HTM ne peuvent pas être acceptées.

La déclaration de mise hors service d'un appareil

Ce formulaire doit être utilisé lorsqu'un médecin cesse d'utiliser un appareil, que ce soit en raison de sa vente, de son inutilisation, ou parce qu'il est hors d'usage. Les informations seront transmises à la CNS, permettant ainsi de mettre à jour leur base de données. Le numéro d'identification de l'appareil sera alors clôturé.

Formulaire

Déclaration mise hors service d'un appareil (Pdf, 387 Ko)

À noter : Les documents sont à envoyer en format PDF à gefo.cns@secu.lu. Les demandes aux formats JPEG et HTML ne peuvent pas être acceptées.

Comment déclarer les appareils éligibles déjà en place avant 2025 ?

Les appareils éligibles en place avant le 01.01.2025 doivent être déclarés via le formulaire « Déclaration d'un nouvel appareil ».

Comment déclarer les appareils éligibles mis en place à partir de 2025 ?

Les appareils éligibles mis en place à partir du 01.01.2025 doivent être déclarés via les formulaire « Déclaration d’un nouvel appareil » ou « Déclaration d'un appareil d’occasion ».

Qui peut remplir les déclarations en question ?

Les déclarations en question sont remplies soit par le médecin, soit par l'association.

Qu'est-ce que comprend la valeur d'acquisition d'un appareil ?

Pour tous les appareils acquis à partir du 01.01.2025, la valeur d'acquisition comprend le prix de l'appareil ainsi qu'un maximum de cinq sondes, le cas échéant.

Les prix doivent être indiqués séparément par catégorie.

Les éléments suivants ne sont pas inclus :

  • Le mobilier de bureau (chaises, tables, meubles-classeurs, etc.)
  • Le matériel informatique (écrans, claviers, imprimantes, etc.)
  • Les accessoires (gels, pèse-personne, etc.).

Qu'est-ce qu'une facture acquittée ?

Une facture acquittée est soit une facture portant un tampon du fournisseur attestant son paiement intégral, soit une facture accompagnée d'une preuve de paiement, telle qu'un avis de débit confirmant que le compte du vendeur a été crédité du montant dû.

Tout savoir sur la facturation

La prise en charge des mémoires d'honoraires dans le cadre des forfaits pour frais d'utilisation d'appareil fonctionne :

  • soit par prise en charge via Paiement immédiat direct
  • soit par prise en charge via Tiers payant

Mise en compte des forfaits pour frais d'utilisation d'appareil

La mise en compte des forfaits pour frais d’utilisation d’appareil se fait soit via le Paiement immédiat direct, soit via tiers payant.

Prise en charge via le Paiement immédiat direct (PID)

La prise en charge peut se réaliser via le mode du PID. Dans ce cas, les deux codes, celui de l'acte technique (acte de base) et celui du forfait pour frais d'utilisation d'appareil sont indiqués sur la simulation du même mémoire d'honoraires.

Prise en charge via tiers payant

Le médecin peut aussi appliquer le mode du tiers payant. Dans ce contexte, le médecin émet deux mémoires d'honoraires distincts :

  • le premier, à remettre au patient, dans le cadre du mode Remboursement concernant l'acte technique (= acte de base) qu'il vient de réaliser
  • le deuxième, à adresser à la CNS dans le cadre du mode Tiers payant concernant le forfait pour frais d'utilisation d'appareil

Le mémoire d'honoraires à utiliser dans la cadre du tiers payant et le relevé tiers payant pour les forfaits pour frais d'utilisation d'appareil se trouvent sous l'onglet « Mémoire d'honoraires et Relevé tiers payant ».

Quelques précisions dans le cadre du tiers payant :

  • Seul le forfait pour frais d'utilisation d'appareil est indiqué sur le mémoire d'honoraires. L'acte technique (=acte de base) n'y est pas marqué.
  • Le remboursement par l'assurance maladie-maternité se fait à raison de 100% du tarif officiel inscrit dans la nomenclature des actes et services des médecins.
  • Les mémoires d'honoraires en question sont remis à la CNS en bloc une (1) fois par mois, accompagnés d'un seul relevé distinct.
  • Un relevé spécifique est établi dans le présent contexte - qui n'est pas à confondre avec le relevé « Article 60 » (tiers payant) ou le relevé « Article 67 » (action directe).

Les modèles pour le mémoire d'honoraires et le relevé tiers payant

Voici le mémoire d'honoraires à utiliser dans la cadre du tiers payant :

Ce(s) mémoire(s) d'honoraires est (sont) à communiquer avec le Relevé tiers payant forfaits pour frais d'utilisation d'appareil à la CNS :

Les spécifications par discipline médicale

En cliquant sur un lien ci-dessous, vous pouvez consulter les :

Qu'est-ce que comprennent les forfaits en question ?

Ces forfaits englobent les frais d'amortissement et les frais de fonctionnement de l'appareil installé, dont notamment l'équipement principal, la maintenance corrective et évolutive, les consommables et les frais liés à l'archivage des résultats délivrés par l'appareil.

Qu'est-ce qui justifie la variation du montant du forfait en question ?

Le montant du forfait pour frais d'utilisation d'appareil varie en fonction de la classe à laquelle appartient l'appareil installé, de la date de la première prestation résultant de l'utilisation de l'appareil installé et prise en charge par l'assurance maladie, du nombre d'actes effectués et d'un seuil d'activité de référence.

Le forfait pour frais d'utilisation d'appareil est-il lié à l'acte technique (ou acte de base) ?

Oui. La mise en compte d'un forfait pour frais d'utilisation d'appareil est conditionnée par celle de l'acte technique (= acte de base).

Comment sont traités les appareils existants ?

Consultez le fichier PDF « Forfaits pour frais d'utilisation d'appareil – Traitement des appareils existants » en cliquant ici (Pdf, 777 Ko).

Que faire si j'ai atteint le seuil d'activité de référence (nombre maximal de forfaits à montant plein annuel) ?

Vous devez facturer le forfait à montant réduit pour le reste de l'année.

Qui contacter si j'ai des questions ?

Si j'ai des questions par rapport à la facturation des forfaits pour frais d'utilisation d'appareil, j'utilise le formulaire de contact dédié.

J'accède au formulaire de contact dédié aux forfaits appareils

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Pour les éditeurs

Les présents fichiers ne contiennent pas les remarques affectées à un chapitre, une section, une sous-section ou un code tarif.

Les présents fichiers ne constituent qu'un instrument de consultation et de travail. Ils ne remplacent pas les publications officielles au Journal officiel du Grand-Duché de Luxembourg qui sont les seules faisant foi.

Le fichier XLSX à partir du 1er janvier 2025 sera valable sous réserve d'une publication au Journal Officiel (au 18.12.2024, publication pas encore effectuée).

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