Déclaration d'incapacité d'un salarié

Faire face à une incapacité de travail peut être une période difficile et stressante pour un employé. C’est pourquoi cette rubrique en ligne existe pour faciliter le processus de déclaration et fournir un soutien précieux tout au long du parcours de l'employé.

Résumé express

En tant que salarié, pendant un arrêt de travail, des droits et des obligations existent envers l'employeur et la CNS.

Sur cette page, les informations suivantes sont disponibles :

  • La procédure et les délais à respecter pour déclarer une incapacité de travail ou sa prolongation, que ce soit pour un résident du Luxembourg  ou un travailleur frontalier ;
  • Les  sanctions encourues en cas de non-déclaration ou de falsification d’un certificat d’incapacité de travail.

Tout ce qu'il faut savoir

Déclaration d'incapacité de travail pour les résidents du Luxembourg

Pour déclarer une incapacité de travail, il est obligatoire d'utiliser le formulaire délivré par le médecin, qui se compose de trois volets. Ce formulaire contient les informations suivantes :

  • Le numéro d'identification à 13 chiffres ;
  • Les dates de début et de fin de l'incapacité de travail ;
  • Le code-diagnostic ;
  • La date d'établissement du constat
  • Le cachet ou la signature du médecin prescripteur.

Bon à savoir : le numéro d'identification à 13 positions se compose de la manière suivante : AAAAMMJJ pour l'année, le mois et le jour de naissance, et XXXXX qui représentent les cinq chiffres personnels.

Les étapes de la déclaration sont les suivantes :

  • Envoi du premier volet : L'original doit être envoyé à la CNS par courrier. Il est important de conserver une copie et de mentionner le numéro d'identification à 13 chiffres dans l'objet.
  • Transmission du deuxième volet : Ce volet doit être envoyé à l'employeur.
  • Conservation du troisième volet : Ce volet doit être gardé pour les dossiers personnels.

Pour plus d'informations, il est possible de consulter la section intitulée : Les obligations envers l'employeur en cas d'incapacité de travail.

Déclaration d'incapacité de travail pour les travailleurs frontaliers

Le numéro d'identification à 13 chiffres délivré au Luxembourg doit obligatoirement figurer sur le certificat d'incapacité de travail. Si le médecin ne l'a pas inscrit, il est possible de l'ajouter soi-même, à condition de ne pas utiliser les rubriques réservées au médecin. Toute modification dans ces rubriques peut entraîner des sanctions et la nullité du certificat (voir ci-dessous la rubrique « Sanctions prévues pour non-déclaration ou falsification »).

Il est possible que le certificat délivré par le médecin ne soit pas identique à celui utilisé au Luxembourg. Selon le pays de résidence, les démarches varient :

  • Résidents en France : Le médecin délivre un certificat composé d'un volet 1 destiné à l'assurance maladie, et d'un volet 2 pour l'employeur.
  • Résidents en Allemagne : Si le certificat électronique (eAU) est en vigueur, il est nécessaire de demander un exemplaire imprimé pour l'envoyer à la CNS par courrier.
  • Résidents en Belgique : Si le certificat n'a qu'un seul volet, un duplicata doit être demandé au médecin pour être envoyé à l'employeur.

Délais de déclaration d'incapacité de travail

Lorsqu'un salarié est en incapacité de travail, certaines règles doivent être respectées pour déclarer cette incapacité à la CNS et garantir le traitement administratif adéquat.

Absence de 2 jours ouvrés ou moins

Si l’incapacité de travail n’excède pas deux jours ouvrés, aucune déclaration à la CNS n'est requise, ni par courrier ni par téléphone.

Arrêt de travail de 3 jours ou plus

Pour une incapacité de travail de trois jours ou plus, le certificat médical doit être envoyé à la CNS avant l’expiration du 3e jour ouvré d’arrêt. Le cachet de la poste faisant foi, cela s'applique que le salarié soit dans son pays de résidence habituel ou à l’étranger au moment de la maladie.

Effet rétroactif du certificat d'incapacité de travail

Le certificat médical doit être établi au plus tard le troisième jour de l'incapacité de travail ou de sa prolongation. Il peut donc avoir un effet rétroactif de deux jours au maximum. Au-delà, il ne sera pris en considération par la CNS qu'à partir de la date de son établissement.

Par exemple, si un salarié tombe malade un lundi et consulte un médecin le mercredi, l’arrêt peut être établi à partir du lundi. Cependant, si la consultation n'a lieu que le jeudi, la CNS considérera l'incapacité de travail à partir de cette date.

Prolongation de l'incapacité de travail

En cas de prolongation de l'incapacité, le nouveau certificat doit être transmis à la CNS avant l’expiration du deuxième jour ouvré suivant la date prévue de reprise du travail.

Quelques exemples concrets pour y voir plus clair : Calcul de la date limite de la déclaration

Début d'incapacité un lundi 

Si l’incapacité de travail commence un lundi, le certificat médical doit être envoyé à la CNS au plus tard le mercredi (3e jour ouvré).

  • Emploi à temps partiel

Pour un salarié à temps partiel qui ne travaille pas le lundi et tombe malade ce jour-là : 

→ L’employeur doit être informé dès le mardi, premier jour d'absence. Le certificat médical doit être envoyé à la CNS au plus tard le jeudi.

  • Jours non ouvrés

Si l'incapacité de travail commence un vendredi, avec le samedi et le dimanche comme jours non ouvrés : 

→ Le certificat médical doit être envoyé à la CNS au plus tard le mardi suivant.

  • Prolongation

Si le certificat initial indique une reprise du travail un mercredi, mais l’incapacité est prolongée : 

→ Le nouveau certificat doit être envoyé au plus tard le vendredi (2e jour ouvré suivant le jour prévu de reprise).

  • Prolongation et jour non ouvré

Si le dernier jour d’envoi du certificat de prolongation tombe un jour non ouvré (samedi, dimanche ou jour férié) : 

→ Le délai est prolongé jusqu’au prochain jour ouvrable. Par exemple, si la reprise du travail est prévue un vendredi et le 2e jour ouvré suivant est un dimanche, le certificat doit être envoyé au plus tard le lundi suivant.

Déclaration de l'incapacité de travail du salarié

En ligne

Utilisation du formulaire « Déclaration d'une incapacité de travail à la CNS ».

Accès au formulaire de déclaration d'une incapacité de travail

Par courrier

Le salarié envoie son certificat d’incapacité de travail par courrier à l'adresse (sans affranchissement depuis le Luxembourg) :

  Caisse nationale de santé
  Indemnités pécuniaires
  L-2980 Luxembourg

Déclaration de l'incapacité de travail par l'employeur

La Caisse nationale de santé (CNS) détermine le nombre total d’incapacités de travail sur la base des déclarations mensuelles de l’employeur et des certificats médicaux envoyés par le salarié. Il est crucial que ces déclarations, du salarié ET de l'employeur, soient effectuées correctement et sans retard, car elles permettent de déterminer qui, entre l’employeur ou la CNS, est responsable du versement du salaire pour un mois donné. Si les déclarations ne sont pas correctement effectuées, cela peut entraîner des erreurs dans le calcul des indemnités et dans la prise en charge des paiements par la CNS.

CCSS : Déclarer une incapacité de travail

Sanctions en cas de non-déclaration et falsification d'un certificat d'incapacité de travail

Non-déclaration d'un certificat d'incapacité de travail

Si un certificat d'incapacité de travail n'est pas transmis à la CNS, celle-ci enverra un rappel par courrier, invitant l'assuré à remplir son obligation. Mais attention ! En cas de récidive, la CNS peut, en application de l'article 447 du Code de la sécurité sociale, prononcer une amende d'ordre pouvant atteindre 750 €.

Falsification d'un certificat d'incapacité de travail

Attention ! Tout certificat suspect est signalé, par le service de la CNS chargé du traitement des certificats médicaux, au service dédié à la lutte contre les abus et la fraude pour enquête.

Bon à savoir : toute modification des données dans les rubriques réservées au médecin, par l'assuré ou par un tiers, expose ces derniers à une amende, à la nullité du certificat et à une dénonciation des faits au Procureur de l'État.

La nullité du certificat est prononcée dans tous les cas. Toutefois, le montant de l'amende d'ordre dépend de la gravité des faits :

  • Modification de données portant sur une durée inférieure ou égale à trois jours d'incapacité de travail : 200 euros ;
  • Modification de données portant sur une durée supérieure à trois jours d'incapacité de travail : 500 euros ;
  • Récidive, quelle que soit la durée concernée : 750 euros.

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