Meldung der Arbeitsunfähigkeit eines Arbeitnehmers
Der Empfang und die Übermittlung elektronischer Krankmeldungen wird zu einem vollständig digitalen Prozess, der auf intuitiven Verwaltungsabläufen für alle Beteiligten (d. h. Ärzte, Versicherte und Arbeitgeber) basiert und es möglichst vielen geschützten Personen ermöglicht, sich auf ihre Genesung zu konzentrieren.
Digitalisierung, von der Ausstellung bis zum Empfang
Die Krankmeldung wird demnächst vollständig elektronisch sein, sobald sie vom Arzt ausgestellt wurde. Konkret bedeutet dies: Wenn der Arzt in Luxemburg technisch bereit ist und Ihr Arbeitnehmer die Dienste von MyGuichet.lu nutzt, können Sie seine Krankmeldung elektronisch in Ihrem beruflichen Bereich auf MyGuichet.lu erhalten.
Weitere Informationen finden Sie unter „Digitalisierung der Krankmeldung” weiter unten.
Kurzfassung
Ihr Arbeitnehmer hat während seiner Arbeitsunfähigkeit Rechte und Pflichten Ihnen gegenüber als Arbeitgeber. Er hat auch Rechte und Pflichten gegenüber der CNS.
Auf dieser Seite finden Sie folgende Informationen:
- Das Verfahren und die Fristen, die bei der Meldung einer Arbeitsunfähigkeit oder deren Verlängerung zu beachten sind, unabhängig davon, ob es sich um einen Einwohner Luxemburgs oder einen Grenzgänger handelt;
- Andere Möglichkeiten der Übermittlung;
- Die Überprüfung der Echtheit der Bescheinigung durch GouvCheck.
Alles, was Sie wissen sollten
- Die Erklärung
- Die Fristen
- Die Vorgänge
- Die Sanktionen
Meldung einer Arbeitsunfähigkeit für in Luxemburg ansässige Personen
Um eine Arbeitsunfähigkeit zu melden, ist es zwingend erforderlich, das vom Arzt ausgestellte Formular zu verwenden, das aus drei Teilen besteht. Dieses Formular enthält die folgenden Informationen:
- Die 13-stellige Identifikationsnummer ;
- Das Anfangs- und Enddatum der Arbeitsunfähigkeit ;
- Den Diagnosecode ;
- Das Erstellungsdatum des Befundes.
- Den Stempel oder die Unterschrift des verschreibenden Arztes.
Gut zu wissen: Die 13-stellige Identifikationsnummer setzt sich wie folgt zusammen: JJJJMMTT für Jahr, Monat und Tag der Geburt und XXXXXX, die für die fünf persönlichen Ziffern stehen.
Die Meldung erfolgt in folgenden Schritten:
- Einsenden des ersten Teils: Das Original muss per Post an die CNS geschickt werden. Es ist wichtig, eine Kopie aufzubewahren und die 13-stellige Identifikationsnummer im Betreff zu erwähnen .
- Übermittlung des zweiten Teils: Dieser Teil muss an den Arbeitgeber geschickt werden.
- Aufbewahrung des dritten Teils: Dieser Teil sollte für die persönlichen Unterlagen aufbewahrt werden.
Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt: Pflichten gegenüber dem Arbeitgeber im Falle einer Arbeitsunfähigkeit.
Arbeitsunfähigkeitsmeldung für Grenzgänger
Die in Luxemburg ausgestellte 13-stellige Identifikationsnummer muss zwingend auf der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung angegeben werden. Wenn der Arzt sie nicht eingetragen hat, kann sie selbst hinzugefügt werden, unter der Bedingung, dass die dem Arzt vorbehaltenen Rubriken nicht verwendet werden. Jede Änderung in diesen Rubriken kann zu Sanktionen und zur Nichtigkeit der Bescheinigung führen (siehe unten die Rubrik „Sanktionen bei Nichtmeldung oder Fälschung“).
Es ist möglich, dass die vom Arzt ausgestellte Bescheinigung nicht mit der in Luxemburg verwendeten Bescheinigung identisch ist. Je nach Wohnsitzland sind die Vorgänge unterschiedlich:
- Einwohner Frankreichs: Der Arzt stellt eine Bescheinigung aus, die aus einem Abschnitt 1 für die Krankenversicherung und einem Abschnitt 2 für den Arbeitgeber besteht.
- Einwohner Deutschlands: Wenn die elektronische Bescheinigung (eAU) in Kraft ist, müssen Sie einen Ausdruck anfordern, um ihn per Post an die CNS zu schicken.
- Einwohner Belgiens: Wenn das Attest nur einen Teil hat, muss beim Arzt ein Duplikat angefordert werden, das an den Arbeitgeber geschickt wird.
Fristen für die Meldung von Arbeitsunfähigkeit
Wenn ein Arbeitnehmer arbeitsunfähig ist, müssen bestimmte Regeln eingehalten werden, um diese Arbeitsunfähigkeit bei der CNS zu melden und eine angemessene administrative Bearbeitung zu gewährleisten.
Abwesenheit von bis zu zwei Arbeitstagen
Wenn die Arbeitsunfähigkeit nicht mehr als zwei Arbeitstage beträgt, ist keine Meldung an die CNS erforderlich, weder per Post noch per Telefon.
Arbeitsunfähigkeit von drei oder mehr Tagen
Bei einer Arbeitsunfähigkeit von drei oder mehr Tagen muss die ärztliche Bescheinigung vor Ablauf des dritten Arbeitstages der Arbeitsunfähigkeit an die CNS gesendet werden. Dies gilt unabhängig davon, ob sich der Arbeitnehmer zum Zeitpunkt der Erkrankung in seinem gewöhnlichen Wohnsitzland oder im Ausland aufhält.
Rückwirkende Wirkung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung.
Die ärztliche Bescheinigung muss spätestens am dritten Tag der Arbeitsunfähigkeit oder der Verlängerung der Arbeitsunfähigkeit ausgestellt werden. Sie kann daher bis zu zwei Tage rückwirkend gelten. Danach wird sie von der CNS erst ab dem Tag ihrer Ausstellung berücksichtigt.
Wenn ein Arbeitnehmer beispielsweise an einem Montag krank wird und am Mittwoch einen Arzt aufsucht, kann die Krankschreibung ab Montag ausgestellt werden. Wenn die Sprechstunde jedoch erst am Donnerstag stattfindet, wird die CNS die Arbeitsunfähigkeit ab diesem Datum berücksichtigen.
Verlängerung der Arbeitsunfähigkeit
Bei einer Verlängerung der Arbeitsunfähigkeit muss die neue Bescheinigung der CNS vor Ablauf des zweiten Arbeitstages nach dem geplanten Datum der Wiederaufnahme der Arbeit übermittelt werden.
Einige konkrete Beispiele, um Klarheit zu schaffen: Berechnung der Frist für die Meldung
Beginn der Arbeitsunfähigkeit an einem Montag
Wenn die Arbeitsunfähigkeit an einem Montag beginnt, muss die ärztliche Bescheinigung spätestens am Mittwoch (3. Arbeitstag) an die CNS geschickt werden.
- Teilzeitbeschäftigung
Für einen Teilzeitbeschäftigten, der am Montag nicht arbeitet und an diesem Tag krank wird:
→ Der Arbeitgeber muss bereits am Dienstag, dem ersten Tag der Abwesenheit, informiert werden. Die ärztliche Bescheinigung muss spätestens am Donnerstag an die CNS geschickt werden.
- Arbeitsfreie Tage
Wenn die Arbeitsunfähigkeit an einem Freitag beginnt, und Samstag und Sonntag keine Arbeitstage sind :
→ Die ärztliche Bescheinigung muss der CNS spätestens am darauffolgenden Dienstag zugesandt werden.
- Verlängerung
Wenn die ursprüngliche Bescheinigung eine Wiederaufnahme der Arbeit an einem Mittwoch angibt, die Arbeitsunfähigkeit aber verlängert wird:
→ Die neue Bescheinigung muss spätestens am Freitag (2. Arbeitstag nach dem geplanten Tag der Wiederaufnahme) gesendet werden.
- Verlängerung und arbeitsfreier Tag
Wenn der letzte Tag für die Versendung der Verlängerungsbescheinigung auf einen arbeitsfreien Tag fällt (Samstag, Sonntag oder Feiertag) :
→ Die Frist wird bis zum nächsten Arbeitstag verlängert. Wenn die Wiederaufnahme der Arbeit beispielsweise an einem Freitag geplant ist und der 2. folgende Arbeitstag ein Sonntag ist, muss die Bescheinigung spätestens am darauffolgenden Montag abgeschickt werden.
Meldung der Arbeitsunfähigkeit eines Arbeitnehmers
Online
Verwendung des Formulars „Meldung einer Arbeitsunfähigkeit bei der CNS“.
Per Post
Der Arbeitnehmer schickt seine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung per Post an die Adresse (ohne Frankierung aus Luxemburg) :
Caisse nationale de santé
Indemnités pécuniaires
L-2980 Luxembourg
Meldung der Arbeitsunfähigkeit durch den Arbeitgeber
Die Nationale Gesundheitskasse (CNS) ermittelt die Gesamtzahl der Arbeitsunfähigkeiten auf der Grundlage der monatlichen Meldungen des Arbeitgebers und der vom Arbeitnehmer eingesandten ärztlichen Bescheinigungen. Es ist entscheidend, dass diese Meldungen - vom Arbeitnehmer UND vom Arbeitgeber - korrekt und ohne Verzögerung erfolgen, da sie es ermöglichen, festzustellen, wer - der Arbeitgeber oder die CNS - für die Lohnfortzahlung für einen bestimmten Monat verantwortlich ist. Werden die Meldungen nicht korrekt vorgenommen, kann dies zu Fehlern bei der Berechnung der Geldleistungen und bei der Übernahme der Zahlungen durch die CNS führen.
Sanktionen bei Nichtmeldung und Fälschung einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
Nichtmeldung einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
Wenn eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nicht an die CNS übermittelt wird, schickt diese eine Erinnerung per Post, in der sie den Versicherten auffordert, seiner Verpflichtung nachzukommen. Aber Achtung! Im Wiederholungsfall kann die CNS in Anwendung von Artikel 447 des Sozialversicherungsgesetzbuches ein Ordnungsgeld von bis zu 750 € verhängen.
Fälschung einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
Achtung! Jede verdächtige Bescheinigung wird von der Abteilung der CNS, die für die Bearbeitung der ärztlichen Bescheinigungen zuständig ist, der Abteilung, die der Bekämpfung von Missbrauch und Betrug gewidmet ist, zur Untersuchung gemeldet.
Gut zu wissen: Jede Änderung der Daten in den für den Arzt reservierten Rubriken durch den Versicherten oder einen Dritten setzt letztere einer Geldstrafe, der Nichtigkeit des Attests und einer Anzeige der Tatsachen an den Staatsanwalt aus.
Die Nichtigkeit der Bescheinigung wird in jedem Fall ausgesprochen. Die Höhe des Ordnungsgeldes hängt jedoch von der Schwere der Tat ab :
- Änderung von Daten, die sich auf eine Dauer von bis zu drei Tagen Arbeitsunfähigkeit beziehen: 200 Euro ;
- Änderung von Daten mit einer Dauer von mehr als drei Tagen Arbeitsunfähigkeit: 500 Euro ;
- Rückfall, unabhängig von der betroffenen Dauer: 750 Euro.
Digitalisierung der Krankmeldung
Demnächst wird die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vollständig auf ein elektronisches Format umgestellt. Wenn der Arzt technisch bereit ist und Ihr Mitarbeiter MyGuichet.lu nutzt, können Sie die Krankmeldungen Ihrer Mitarbeiter elektronisch in Ihrem beruflichen Bereich auf MyGuichet.lu erhalten.
Nachstehend finden Sie die erforderlichen Schritte und wichtige Informationen zur Nutzung der elektronischen Bescheinigung.
- Meine Schritte
- Die Meldung an den Arbeitgeber
- Die Meldung an die CNS
- Die Meldung des Arbeitgebers
Alle Schritte, um den digitalen Empfang zu nutzen
Wie erhalte ich die elektronischen Krankmeldungen meiner Mitarbeiter?
- Zugang zu den Online-Diensten der Gemeinsamen Sozialversicherungsanstalt (CCSS) im Bereich für Unternehmen auf MyGuichet.lu
- Anschließend meinen Bereich „Löhne und Arbeitsunfähigkeit” aktivieren.
- Die erhaltenen Bescheinigungen einsehen.
Was sind die Vorteile?
- Sicher und authentisch: zuverlässige und zertifizierte Daten.
- Schnell und effizient: papierloser Empfang ohne Verzögerungen.
- Umweltfreundlich: weniger Papier, weniger Verwaltungsaufwand.
Meldung der Arbeitsunfähigkeit an den Arbeitgeber
Als Arbeitgeber haben Sie demnächst die Möglichkeit, die Bescheinigungen Ihrer Arbeitnehmer zu erhalten:
- Elektronisch über Ihren beruflichen Bereich auf MyGuichet.lu;
- Im gesicherten PDF-Format (mit GouvCheck), digital, per Post oder persönlich übermittelt.
Hier sind die drei möglichen Szenarien.
1. Digitaler Empfang in Ihrem professionellen Bereich auf MyGuichet.lu
Durch die Aktivierung des Bereichs „Entgelte und Arbeitsunfähigkeiten” können Ihre Mitarbeiter Ihnen ihre Bescheinigungen elektronisch über MyGuichet.lu übermitteln. Ihr Mitarbeiter erhält eine Übermittlungsbestätigung, mit der er das Datum und die Uhrzeit der Übermittlung seiner Bescheinigung nachweisen kann.
Wenn Sie als Arbeitgeber die Bescheinigung herunterladen, erhält der Arbeitnehmer eine Download-Bestätigung. Liegt diese Bestätigung nicht vor, empfiehlt es sich, dass der Arbeitnehmer Ihnen sein Attest auf anderem Wege zusendet, um die einzuhaltenden Fristen einzuhalten.
Derzeit sind folgende Voraussetzungen zu erfüllen, damit diese Option möglich ist:
- Ihr Arbeitnehmer konsultiert einen in Luxemburg niedergelassenen Arzt.
- Der konsultierte Arzt verwendet elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen.
- Ihr Arbeitnehmer nutzt MyGuichet.lu für den Versand der Bescheinigung.
2. Empfang der PDF-Datei mit GouvCheck
Ihr Arbeitnehmer übermittelt Ihnen die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (Teil 2) mit GouvCheck-Zertifizierung auf digitalem Wege, per Post oder persönlich.
3. Empfang per Post
Ihr Arbeitnehmer sendet Ihnen die vom Arzt ausgedruckte und unterschriebene Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (Teil 2) per Post zu.
Wozu dient GouvCheck?
Mit GouvCheck kann die Echtheit eines in Luxemburg ausgestellten amtlichen Dokuments dank eines in das Dokument integrierten QR-Codes kostenlos und in Echtzeit überprüft werden.
Mit einem Tablet oder Smartphone kann jeder die Echtheit eines amtlichen Dokuments mit einem GouvCheck-QR-Code überprüfen.
Meldung der Arbeitsunfähigkeit bei der CNS
Wenn ein Arbeitnehmer arbeitsunfähig ist, müssen bestimmte Regeln beachtet werden, um diese Arbeitsunfähigkeit bei der CNS zu melden und eine ordnungsgemäße administrative Bearbeitung zu gewährleisten.
Wie wird die Arbeitsunfähigkeit bei der CNS gemeldet?
Online
Wenn der Arzt die digitale Übermittlung für Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen nutzt, übermittelt der Versicherte die Bescheinigung an die CNS, indem er sich in seinen privaten Bereich auf MyGuichet.lu einloggt. Mit einem einzigen Klick erhält die CNS die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung des Versicherten.
Per Post
Um die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung per Post zu versenden, muss sie an folgende Adresse geschickt werden, ohne dass aus Luxemburg Porto zu entrichten ist:
Caisse nationale de santé
Indemnités pécuniaires
L-2980 Luxemburg
Wann muss die Arbeitsunfähigkeit der CNS gemeldet werden?
Abwesenheit von 2 Arbeitstagen oder weniger
Wenn die Arbeitsunfähigkeit zwei Arbeitstage nicht überschreitet, ist keine Meldung an die CNS erforderlich, weder per Post noch per Telefon.
Arbeitsausfall von 3 Tagen oder mehr
Bei einer Arbeitsunfähigkeit von drei oder mehr Tagen muss die ärztliche Bescheinigung vor Ablauf des dritten Arbeitstages der Arbeitsunfähigkeit an die CNS geschickt werden:
- Wenn die Bescheinigung digital übermittelt wird: Der Arbeitnehmer erhält vom Arbeitgeber eine Bestätigung über den Download der Bescheinigung. Erhält er diese Bestätigung nicht, muss er die Bescheinigung auf dem herkömmlichen Weg übermitteln, um sicherzustellen, dass die gesetzliche Frist eingehalten wird.
- Wenn die Bescheinigung per Post übermittelt wird: Es gilt das Datum des Poststempels, unabhängig davon, ob sich der Arbeitnehmer zum Zeitpunkt der Erkrankung in seinem gewöhnlichen Wohnsitzland oder im Ausland befindet.
Rückwirkende Geltung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
Die ärztliche Bescheinigung muss spätestens am dritten Tag der Arbeitsunfähigkeit oder ihrer Verlängerung ausgestellt werden. Es kann daher eine rückwirkende Wirkung von maximal zwei Tagen haben. Darüber hinaus wird es von der CNS erst ab dem Datum seiner Ausstellung berücksichtigt.
Wenn beispielsweise ein Arbeitnehmer an einem Montag erkrankt und am Mittwoch einen Arzt aufsucht, kann die Arbeitsunfähigkeit ab Montag festgestellt werden. Findet der Arztbesuch jedoch erst am Donnerstag statt, berücksichtigt die CNS die Arbeitsunfähigkeit erst ab diesem Datum.
Verlängerung der Arbeitsunfähigkeit
Im Falle einer Verlängerung der Arbeitsunfähigkeit muss die neue Bescheinigung vor Ablauf des zweiten Arbeitstags nach dem geplanten Datum der Wiederaufnahme der Arbeit an die CNS übermittelt werden.
Einige konkrete Beispiele, um Klarheit zu schaffen: Berechnung der Frist für die Meldung
Beginn der Arbeitsunfähigkeit an einem Montag
Wenn die Arbeitsunfähigkeit an einem Montag beginnt, muss die ärztliche Bescheinigung spätestens am Mittwoch (3. Arbeitstag) an die CNS geschickt werden.
- Teilzeitbeschäftigung
Für einen Teilzeitbeschäftigten, der am Montag nicht arbeitet und an diesem Tag krank wird:
→ Der Arbeitgeber muss bereits am Dienstag, dem ersten Tag der Abwesenheit, informiert werden. Das ärztliche Attest muss spätestens am Donnerstag an die CNS geschickt werden.
- Arbeitsfreie Tage
Wenn die Arbeitsunfähigkeit an einem Freitag beginnt, und Samstag und Sonntag keine Arbeitstage sind :
→ Das ärztliche Attest muss der CNS spätestens am darauffolgenden Dienstag zugesandt werden.
- Verlängerung
Wenn die ursprüngliche Bescheinigung eine Wiederaufnahme der Arbeit an einem Mittwoch angibt, die Arbeitsunfähigkeit aber verlängert wird:
→ Die neue Bescheinigung muss spätestens am Freitag (2. Arbeitstag nach dem geplanten Tag der Wiederaufnahme) gesendet werden.
- Verlängerung und arbeitsfreier Tag
Wenn der letzte Tag für die Versendung der Verlängerungsbescheinigung auf einen arbeitsfreien Tag fällt (Samstag, Sonntag oder Feiertag) :
→ Die Frist wird bis zum nächsten Arbeitstag verlängert. Wenn die Wiederaufnahme der Arbeit beispielsweise an einem Freitag geplant ist und der 2. folgende Arbeitstag ein Sonntag ist, muss die Bescheinigung spätestens am darauffolgenden Montag abgeschickt werden.
Meldung der Arbeitsunfähigkeit durch den Arbeitgeber
Die Nationale Gesundheitskasse (CNS) ermittelt die Gesamtzahl der Arbeitsunfähigkeiten auf der Grundlage der monatlichen Meldungen des Arbeitgebers und der vom Arbeitnehmer eingereichten ärztlichen Atteste.
Es ist von entscheidender Bedeutung, dass diese Meldungen sowohl vom Arbeitnehmer als auch vom Arbeitgeber korrekt und unverzüglich erfolgen, da sie darüber entscheiden, wer – der Arbeitgeber oder die CNS – für die Zahlung des Gehalts für einen bestimmten Monat verantwortlich ist.
Werden die Meldungen nicht korrekt vorgenommen, kann dies zu Fehlern bei der Berechnung der Entschädigungen und bei der Übernahme der Zahlungen durch die CNS führen.
Wie übermittelt man eine Krankschreibung an die CNS?
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