Certificat électronique d'incapacité de travail

Le certificat d'incapacité de travail évolue et devient électronique !

Fini la paperasse : envoyez-le en digital, en toute sécurité, et gagnez ainsi en temps et en sérénité. 

Découvrez tout ce que vous devez savoir sur cette page.

Tout ce que je dois savoir

Le certificat d'incapacité de travail passe au format électronique. Si mon médecin au Luxembourg est techniquement prêt, je peux transmettre mon certificat de maladie de manière électronique à la CNS et à mon employeur.

Je découvre ci-dessous les étapes à suivre et les informations essentielles pour utiliser le certificat électronique.

Toutes mes étapes pour profiter de l'envoi numérique

Comment j'utilise le système électronique ?

  1. J'utilise mon espace privé sur MyGuichet.lu : Si je ne dispose pas encore d'un espace privé, je le crée sur MyGuichet.lu.
  2. Je reçois une notification : Dès que mon médecin établit un certificat d'incapacité de travail électronique, je reçois une notification de réception dans mon espace privé MyGuichet.lu.
  3. Je consulte le certificat : Je me connecte à mon espace privé sur MyGuichet.lu et je consulte mon certificat.
  4. Je transmets le certificat : Je transmets le certificat à la CNS et à mon employeur.

Envoi à la CNS

Deux modes de transmission sont possibles :

  • Transmission automatique : chaque certificat de maladie électronique sera envoyé directement à la CNS. J'ai toutefois un court délai pour annuler l'envoi avant son traitement.
  • Transmission manuelle : je validerai moi-même l'envoi de chaque certificat de maladie électronique depuis mon espace MyGuichet.lu.

Dans les deux cas, la CNS m'adresse une confirmation de réception.

Envoi à l'employeur

Je peux transmettre mon certificat de maladie à mon employeur par voie électronique ou par voie postale / par remise en mains propres.

  • Par voie électronique via MyGuichet.lu (si mon employeur dispose d'un espace professionnel). Je reçois alors une confirmation de transmission dès l’envoi à mon employeur, ainsi qu’une confirmation de lecture lorsque mon employeur aura téléchargé le certificat..
  • Par voie postale ou remise en mains propres. Je peux demander au médecin d'imprimer le certificat ou imprimer moi-même le volet 2 depuis mon espace MyGuichet.lu.

Le tutoriel

Concrètement, quelles sont les étapes ?

Grâce à mon espace privé sur MyGuichet.lu, je peux transmettre mes certificats de maladie :

  • À la CNS
  • À mon employeur (s'il utilise son espace professionnel sur MyGuichet.lu pour la réception des certificats de maladie)

La CNS m'a préparé un tutoriel interactif pour me guider, étape par étape, dans les envois de mes certificats de maladie via MyGuichet.lu. Je le parcours à mon rythme en cliquant sur les boutons et les différents points interactifs.

Je clique sur le bouton en bas à droite « Open in new tab » pour parcourir le tutoriel au format grand écran.

Dans quel délai dois-je déclarer mon incapacité de travail ?

Si mon incapacité de travail n'excède pas 2 jours ouvrés, je n'ai pas de déclaration à effectuer auprès de la CNS, que ce soit par courrier ou par téléphone.

Pour un arrêt de travail de 3 jours et plus, j'envoie mon certificat d'incapacité au plus tard avant l'expiration du 3e jour ouvré d'arrêt de travail, le cachet de la poste faisant foi, que je me trouve à mon lieu habituel de résidence ou à l'étranger lorsque je tombe malade

Effet rétroactif du certificat d'incapacité de travail

Le certificat médical doit être établi au plus tard le troisième jour de l'incapacité de travail ou de sa prolongation. Il peut donc avoir un effet rétroactif de deux jours au maximum. Au-delà, il ne sera pris en considération par la CNS qu'à partir de la date de son établissement.

Par exemple, si je tombe malade le lundi et que je ne peux consulter avant le mercredi, mon médecin pourra établir mon arrêt à partir du lundi. La période d'incapacité de travail sera alors prise en compte dans son intégralité.

En revanche, si je ne consulte que le jeudi et que mon médecin établit mon arrêt à partir du lundi, la CNS considérera que je suis en incapacité de travail depuis le jeudi.

Que faire si mon incapacité de travail est prolongée ?

Si mon médecin prolonge mon incapacité de travail, j'envoie le nouveau certificat à la CNS avant l'expiration du deuxième jour ouvré suivant la date initialement prévue pour ma reprise du travail.

Quelques exemples concrets pour y voir plus clair : Je calcule la date limite de ma déclaration

Si mon incapacité de travail débute un lundi, j'envoie mon certificat à la CNS au plus tard le mercredi (3e jour ouvré suivant le début de mon incapacité).

  • Emploi à temps partiel

Si, employé à temps partiel, je ne travaille pas le lundi et que je tombe malade un lundi :

→ Je préviens mon employeur dès mon premier jour d'absence, donc le mardi, et j'envoie mon certificat à la CNS au plus tard le jeudi.

  • Jours non ouvrés

Si mon incapacité de travail débute un vendredi, les samedi et dimanche étant des jours non ouvrés :

→ J'envoie mon certificat à la CNS au plus tard le mardi suivant.

  • Prolongation

Pour une prolongation, si mon premier certificat indiquait une incapacité jusqu'au mardi donc une reprise du travail le mercredi :

→ J'envoie mon nouveau certificat au plus tard le vendredi (2e jour ouvré suivant le jour prévu de reprise)

  • Prolongation et jour non ouvré

Si le dernier jour possible pour l'envoi de la prolongation est un jour non ouvré (samedi, dimanche ou jour férié), le délai est prolongé jusqu'au prochain jour ouvrable.

→ Ainsi, si je devais initialement reprendre le travail un vendredi, le 2e jour suivant étant un dimanche, le délai est prolongé jusqu’au prochain jour ouvrable, donc le lundi. J’envoie donc ma prolongation au plus tard lundi.

Foire aux questions (FAQ)

Je préférerais recevoir mon certificat en version papier. Est-ce encore possible ?

Oui.

Sur demande de ma part, le médecin doit imprimer et signer le certificat d'incapacité de travail.

Je peux ensuite le transmettre à la CNS et à mon employeur par courrier.

Mon employeur n'a pas lu mon certificat de maladie électronique, que faire ?

Si, après ma première transmission via MyGuichet.lu, mon employeur n'a pas lu mon certificat de maladie électronique, je transmets directement une version imprimée du certificat afin de bien respecter le délai légal pour déclarer mon arrêt.

Alternativement, je peux effectuer une nouvelle transmission du certificat à mon employeur via MyGuichet.lu.

Je n'arrive pas à transmettre mon certificat de maladie électronique à mon employeur via MyGuichet.lu. Pourquoi ?

J'accède à mon espace personnel sur MyGuichet.lu et dans la rubrique « Certificat d'incapacité de travail », le nom de mon employeur n'est pas affiché : je ne vois que le terme « Employeur », et le bouton « Transmettre » n'apparaît pas.

Le système ne permet qu’un envoi à un employeur identifié via MyGuichet.lu dans son espace professionnel. Si mon employeur n'a pas d'espace professionnel sur MyGuichet.lu, l'envoi numérique depuis mon espace MyGuichet.lu ne sera pas possible.

Je dois dans ce cas lui transmettre une version imprimée du certificat dans les délais légaux.

Si j'ai plusieurs employeurs, il se peut que je sois en mesure de transmettre mon certificat électronique qu'à certains d'entre eux.

Puis-je voir mes anciens certificats de maladie électroniques ?

Oui.

Je peux consulter à tout moment l'historique de mes certificats de maladie électroniques dans mon espace personnel sur MyGuichet.lu.

Chaque certificat y sera archivé avec la date d’établissement, la période concernée et le statut de transmission.

Ceci ne concerne que les certificats de maladie générés de manière électronique par mon médecin à partir de janvier 2026, le cas échéant.

Mon médecin s'est trompé dans mon certificat de maladie électronique. Que faire ?

Je dois contacter mon médecin afin qu'il annule le certificat de maladie électronique depuis son logiciel. Je reçois une communication suite à cette annulation.

Mon médecin peut ensuite établir un nouveau certificat de maladie électronique corrigé.

Que faire si je consulte un médecin à l'étranger ?

Pour les certificats de maladie délivrés par un médecin à l'étranger, la déclaration électronique via MyGuichet.lu ne pourra pas être effectuée.

Dans ce cas, je procéderai à l'envoi du certificat de manière traditionnelle par courrier.

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